Archiviazione documenti in ufficio: 3 soluzioni
Quando la tua attività cresce, cresce anche la mole di documenti che devi archiviare: per trovare fatture, appunti, progetti e tanto altro senza sprecare tempo prezioso, devi riuscire ad organizzarti con metodo. Oggi quindi vogliamo presentarti tre soluzioni per archiviare i documenti in ufficio in modo preciso e ordinato.
1. Archiviazione per etichette
La prima cosa che devi fare per organizzare i tuoi documenti, ma soprattutto per riuscire a trovarli quando ti servono, è etichettarli. Basta infatti una piccola etichetta sul bordo del faldone che hai utilizzato per un determinato cliente per far sì che quando apri l’archivio tu possa trovare a colpo d’occhio proprio ciò che stavi cercando.
Il consiglio in più: quando etichetti i tuoi faldoni, pensa in grande. Anche se oggi hai solo un paio di clienti e ti viene facile ricordare dove hai messo cosa, domani i faldoni e le cartellette potrebbero crescere a dismisura, per questo devi prevedere fin da ora quali informazioni potrebbero esserti utili in futuro. Qualche esempio? Di sicuro il nome cliente, il tipo di documento – fatture, acquisti, progetti – ma anche mese e anno di lavoro e il nome del referente che lo ha gestito.
2. Archiviazione in mobili adeguati
Secondo cardine dell’archiviazione documenti è l’archiviazione in mobili adeguati. Una semplice libreria, infatti, non ti aiuta ad organizzare le idee, mentre con un classificatore a cartelle sospese o con un classeur puoi ordinare faldoni e schede in modo più schematico.
Anche in questo caso, però, non dimenticare di etichettare i mobili per ufficio affinché ognuno sia dedicato a una tematica o a un periodo di attività ben preciso.
3. Archiviazione temporanea…
Terzo consiglio che vogliamo darti riguarda l’archiviazione temporanea dei documenti. Alcuni documenti ti potranno servire fra qualche giorno, per cui è meglio averli posizionati in un mobile per archivio vicino alla tua scrivania. In questo modo ti sarà pratico e veloce ritrovare i documenti e i progetti che è necessario avere sotto mano.
…e a lungo termine
Altre scartoffie, invece, non ti serviranno nel tuo lavoro quotidiano e potranno quindi essere archiviate “a lungo termine”. Alcuni documenti rimarranno in archivio per 5, 10 o addirittura 15 anni, ma sono documenti che raramente ti serviranno se non in caso di controlli e verifiche, per cui puoi anche archiviarli lontano dal tuo abituale posto di lavoro, come in un garage o in una cantina, l’importante è che li archivi con metodo per poterli trovare in caso ti servissero in futuro.
